W poprzednim numerze "Szefa Kuchni" poruszyliśmy temat cech charakterystycznych wybranych hurtowni i dystrybutorów do HoReCa, a także z jakimi wyzwaniami branża musi się zmierzyć. Tym razem przyjrzyjmy się oczekiwaniom, jakie restauratorzy i szefowie kuchni mają w stosunku do dystrybutorów, hurtowni i dostawców produktów do ich lokali.

Wybór dostawcy a bariery w prowadzeniu działalności

Prowadzenie lokalu gastronomicznego w dzisiejszych czasach nie należy do biznesów najłatwiejszych. Aby odnieść sukces, wiele składowych musi ułożyć się po naszej myśli. Niestety nie na wszystko mamy wpływ, ale powinniśmy wykorzystać wszelkie kwestie, które w jakikolwiek sposób możemy kontrolować. Jedną z nich jest wybór osób i firm, które będą odpowiedzialne za dostarczanie do naszego lokalu wszelkich produktów spożywczych oraz non-food - to dzięki nim funkcjonowanie restauracji, hotelu czy innego miejsca z branży HoReCa będzie możliwe.

Aby lepiej zrozumieć kwestie wyborów dostawców przez restauratorów i szefów kuchni, należy spojrzeć najpierw na największe bariery, które stoją na przeszkodzie w prowadzeniu i rozwoju działalności gastronomicznej w Polsce. To od nich bowiem zależy, ile nowych lokali będzie powstawało oraz jak funkcjonować będą te, które już istnieją. Im więcej takich barier ma restaurator, tym ma mniejsze możliwości wyboru hurtowni i dystrybutorów, którzy dostarczą mu odpowiednie produkty. Szczególnie chodzi tu o możliwości finansowe.

Jak możemy wyczytać w badaniach przeprowadzonych przez PMR, jednym z kluczowych wyzwań dla rynku - obecnie oraz w najbliższej przyszłości - jest wzrost wszelkiego rodzaju cen. To one wraz z coraz wyższymi kosztami prowadzenia działalności, stanowią główne wyzwanie dla firm działających na rynku HoReCa. Jak wynika z najnowszego badania firm gastronomicznych przeprowadzonego przez PMR na przełomie kwietnia i maja 2023 r., to właśnie wysokie koszty utrzymania lokalu, takie jak opłaty za media czy produkty żywnościowe, są obecnie największą barierą w prowadzeniu i rozwoju działalności gastronomicznej. W porównaniu do poprzedniej edycji badania, bariera ta uzyskała blisko 30 proc. wyższy wynik, wynoszący 71 proc. Drugą barierą wpływającą na działalność gastronomiczną są wysokie koszty zatrudnienia pracowników ? tutaj wynik wyniósł 49 proc. Trzecią kategorią jest niepewna sytuacja gospodarcza (33 proc.), której w żaden sposób nie da się przewidzieć. Jako inne bariery respondenci wymieniali również niski popyt, brak klientów, zubożenie społeczeństwa oraz dużą konkurencję na rynku.

Czy jest jakiekolwiek rozwiązanie na te największe problemy w prowadzeniu działalności gastronomicznej? Trudno powiedzieć. Nie mamy do końca wpływu na to, jaka sytuacja ekonomiczna będzie obowiązywać w kraju, jednakże możemy dbać o to, by prowadzenie naszej działalności było na tyle optymalne kosztowo, na ile tylko możemy sobie pozwolić. Jednocześnie należy pamiętać, że cięcie kosztów nie może iść w parze z niższą jakością oferowanych usług i dań. Jeśli więc koszty utrzymania lokalu są największym wyzwaniem, to postarajmy się zniwelować jak najwięcej niepotrzebnych wydatków na rzecz rozwiązań najbardziej wydajnych. W tym również wybierając takich dostawców i hurtowników, którzy oferują produkty najlepszej jakości przy jednocześnie jak najkorzystniejszych cenach.

Cena królową codzienności

Wymienione wyżej bariery z pewnością mocno wypływają na biznesy działające już od dłuższego czasu na polskim rynku, jak i na te, które dopiero chcą rozwinąć żagle. Może i różnią się od siebie doświadczeniem, ale obie te grupy przedsiębiorstw łączy jedno - konieczność odpowiedniego wyboru dostawców i hurtowni. Bez nich bowiem nie będziemy w stanie wydać ani jednego dania i odpowiednio obsłużyć gości.

Wsłuchując się uważnie w głosy branży, nie trudno wywnioskować, co liczy się w tym momencie najbardziej. Oczywiście są to ceny towarów, które rosną zatrważająco szybko, podobnie jak wszelkie inne opłaty. W badaniu PMR aż 90 proc. respondentów właśnie to kryterium zaznaczyło jako najważniejsze kryterium wyboru dostawcy.

Pewnego rodzaju ulgą dla Polaków, w tym oczywiście i dla restauratorów, ma być zerowy VAT na żywność. Jest to fikcyjna pomoc dla gastronomii, ponieważ i tak restauratorzy muszą sprzedać serwowane przez lokal potrawy z odpowiednim opodatkowaniem.

Przyglądając się jeszcze badaniu PMR można zauważyć, że w ciągu ostatnich trzech lat kwestia ceny towarów jest zdecydowanie przodującym kryterium wyboru dostawcy. Warto zauważyć, że dzieje się tak od roku 2021, kiedy to działanie całej branży HoReCa uwarunkowana była kolejnymi restrykcjami pandemicznymi, zaś później wojna w Ukrainie i inflacja zaczęły dyktować rynkowe warunki.

Pamiętajmy, że cena to nie tylko jej wysokość, ale również stabilność. W przeprowadzonej przez redakcję ?Szefa Kuchni? anonimowej ankiecie wśród szefów kuchni i restauratorów, to właśnie to kryterium okazało się wyraźnie pożądane. Dlaczego? Nawet jeśli ceny produktów w różnych hurtowniach i u różnych dystrybutorów się różnią, czego uniknąć się za bardzo nie da, to ważne jest, aby były one stabilne, nie wzrastały w niekontrolowanym tempie. Każdy lokal, niezależnie od tego, czy jest to restauracja fine diningowa, bar hotelowy czy mała kawiarnia, ma przewidziany i jasno określony budżet na zakupy produktów spożywczych. Jeśli ceny nie są stabilne, to restauratorzy nie są w stanie przewidzieć, ile będą mogli kupić za konkretną kwotę. Jest to bardzo ważne i potrzebne do sprawnego działania lokalu. Sama cena dla naszych ankietowanych również była ważna, jednakże to właśnie ta stabilność okazała się kluczowa.

Nie traćmy na jakości!

Cena i jakość od co najmniej pięciu lat przeplatają się między sobą w wyścigu na najważniejsze kryterium wyboru dostawcy. 2019 i 2020 to właśnie ona decydowała o decyzji restauratorów. Szczególnie pięć lat temu, gdy sytuacja ekonomiczna kraju oraz całej branży gastronomicznej była na naprawdę wysokim poziomie ? wówczas wielu mogło sobie pozwolić na przekładanie jakości ponad cenę towarów. Obecnie nie została ona zapomniana, w żadnym wypadku. Zauważalny jest wręcz coraz bliższe położenie jakości wobec ceny. Tak jak w zeszłym roku 75 proc. respondentów wybierało jakość towarów, a cenę 82 proc., tak w tym roku jest to różnica już tylko pięciu procent - dla 85 proc. ankietowanych to właśnie to, jaki ten produkt jest, jest najważniejsze.

Nie da się ukryć, że niezależnie od cen dyktujących rynkowe warunki, żaden z restauratorów nie chce stracić na jakości serwowanych dań. Aby więc zachować równowagę między ceną a jakością, restauratorzy i szefowie kuchni muszą lawirować między dostępnymi ofertami dystrybutorów, hurtowni i producentów. Czasem wiąże się to z koniecznością podniesienia cen gościom, lecz jeśli jest to równoznaczne z jak najwyższą jakością dania, to wyższe rachunki jakoś się obronią. Z ankiety przeprowadzonej przez redakcję "Szefa Kuchni" wynika, że dla naszych respondentów jakość jest faktycznie niezwykle ważna. Aż 68 proc. osób zaznaczyło, że jakość oferowanych produktów jest najistotniejsza podczas współpracy z hurtownią lub dostawcą. Na drugim miejscu, z wynikiem 21 proc., znalazła się dostawa wszystkich produktów za jednym razem. Jest to bardzo ważne i również wpływa na jakość serwowanych dań oraz obsługi. Jeśli w zaplanowanej dostawie nie wszystkie produkty zostaną dostarczone, może to się wiązać z komplikacjami w przygotowywaniu zamówionych posiłków. W tym zestawieniu najniższa cena była najistotniejsza jedynie dla 6 proc. respondentów.

Pamiętajmy, że to są kryteria, które dotyczą już trwającej współpracy - stąd jakość znacząco wyprzedza cenę. Przy wyborze hurtowni czy dystrybutorów czynniki są zupełnie inne.

Szybkość błyskawicy

Gdy kryteria ceny i jakości mamy już zapewnione, kolejną niezwykle istotną kwestią jest czas dostawy, a konkretniej jej szybkość i terminowość. Wspomniałam o tym już parę linijek wyżej, jednakże temat zasługuje na rozwinięcie.

Biorąc pod uwagę badania PMR, w tym roku szybkość i terminowość dostaw była najważniejsza dla nieco ponad połowy ankietowanych, co jest najwyższym wynikiem w ciągu ostatnich pięciu lat. Skąd może wynikać ten wzrost? Skoro ceny są coraz wyższe, restauratorzy i szefowie kuchni również więcej wymagają od hurtowni i dostawców. Tyczy się to nie tylko jakości kupowanych produktów, ale również czasu ich dostawy. Otrzymanie zamówienia w konkretnie zaplanowanym czasie jest również kluczowa dla dobrej organizacji pracy lokalu gastronomicznego nie tylko pod kątem ciągłości przygotowywania potraw, ale również samego przyjęcia dostawy. Jeśli się ona spóźni lub dotrze nie w tym terminie, to zaburzy to wiele kolejnych procesów.

W kontekście dostaw zapytaliśmy naszych respondentów, z jakie formy zakupów najczęściej korzystają. Wyniki nas nie zaskoczyły ? aż 62 proc. szefów kuchni i restauratorów korzysta z dostawy zamówienia do lokalu, zaś tylko zakupów u dostawcy dokonuje raptem 6 proc. ankietowanych. Pozostałe 32 proc. korzysta z obu tych form. Wyniki te pokazują, jak ważna jest terminowość dostaw oraz jaki jest poziom zaufania osób decyzyjnych z branży HoReCa do dostawców. W końcu to w rękach hurtowni i dystrybutorów są w dużej mierze pośredni dania, które otrzymają goście restauracji, barów, kawiarni czy hoteli.

Oczywiście pomyłki zdarzają się każdemu. Co jest największą bolączką szefów kuchni i restauratorów w związku z dostawami? Pomyłki w zamówieniach, brak informacji o niedostępności konkretnego asortymentu oraz brak kontaktu z dostawcami. Drogi dostawco, jeśli wiesz, że dostarczenie zamówienia się opóźni, bądź jakiegoś produktu nie masz dostępnego - poinformuj o tym restauratora. Zaoszczędzi to wówczas nie tylko nerwów obu stron tej relacji, ale również czasu i pieniędzy.

W relacji siła

Współpraca restauratorów i szefów kuchni z hurtowniami i dystrybutorami to nie tylko składanie i realizowanie zamówień. To również dbanie o wzajemną relację, która może przysłużyć się samej jakości dostawy. Pokazuje to chociażby ogromne zaufanie, którym restauratorzy obdarzają dostawców, powierzając im tak ważny element działania restauracji, jak zaopatrzenie jej w najważniejsze produkty.

Relacja ta to nie tylko współpraca z dużymi i znanymi firmami, ale również korzystanie z tego co regionalne, lokalne i swojskie. To właśnie dzięki rynkowi gastronomicznemu rozwijać się mogą drobni producenci, którzy w swojej ofercie mają wysokiej jakości świeże produkty. Nawiązując relację z nimi możemy zapewnić naszym gościom bardzo dobre lokalne produkty - stawianie na to, co regionalne, pomaga nie tylko tym drobnym producentom, ale również lokalom gastronomicznym. Goście bardzo chętnie sięgają po to, co pochodzi z ich gminy, powiatu czy województwa. Mając na uwadze, jak ważna jest dla restauratorów i gości sezonowość produktów, warto postawić na bardzo dobrą relację z regionalnymi producentami.

Wszystkie aspekty, które przytoczyłam wyżej wiąże jedna rzecz - ciężka praca. Aby współpraca układała się na wysokim poziomie, należy wypracować sobie tę relację, schematy działań, cierpliwość oraz zaufanie. Jeśli tego będziemy się trzymać, możemy sobie zagwarantować długie lata udanej wpółpracy.