Świat idzie do przodu. W każdej możliwej dziedzinie życia. Największą rewolucję, zachwyt, zaskoczenie, ale też ułatwienie wprowadzają zmiany w technologii. Coraz to nowsze rozwiązania mają na celu pomoc w codziennych sytuacjach, ale także oczywiście w pracy zawodowej. Gastronomia jest branżą, która również garściami chwyta nowinki techniczne, usprawniając dzięki nim pracę w restauracjach.

Wielozadaniowość, łączność z telefonem, intuicyjność, niezawodność - to tylko kilka cech, które powinny posiadać technologiczne rozwiązania wspomagające pracę w restauracji. Oczywiście należałoby podzielić ich omawianie na poszczególne przestrzenie w lokalu gastronomicznym, jednakże w tym przypadku nie będzie to konieczne, ponieważ chciałabym skupić się na rozwiązaniu, które służyć ma nie tylko obsłudze sali, ale także pracownikom w kuchni, menedżerowi i właścicielowi. Mowa oczywiście o systemach POS.

Jeden system, wiele możliwości

Systemów POS profesjonalistom przestawiać nie trzeba, jeśli jednak ktoś dopiero rozpościera swoje skrzydła w branży gastronomicznej, wiedzieć wszystkiego jeszcze nie musi, dopiero uczy się kontrolować wszystkie aspekty funkcjonowania restauracji. I właśnie system POS może mu w tym fantastycznie pomóc.

Prowadzicie pizzerię, kawiarnię, a może burgerownię? Serwujecie sushi lub naleśniki? W tym momencie tak naprawdę nie jest to ważne, ponieważ system POS sprawdzi się w każdym lokalu gastronomicznym. I dotyczy to także jego wielkości - zarówno małe lokale, jak i te mogące obsłużyć sporą liczbę gości, potrzebują wsparcia technologicznego, zintegrowanego na różnych płaszczyznach. POS to nie tylko dotykowy ekran przy restauracyjnej kasie. To także, czy raczej przede wszystkim, sprawnie działający system, który ma ułatwić zarządzanie lokalem, ograniczyć ewentualne straty oraz zwiększyć sprzedaż. Dlatego też posiadanie tego rozwiązania w swojej restauracji zaleca się wszystkim restauratorom, niezależnie od wielkości ich lokalu.

System systemem, ale też potrzebny jest sprzęt, dzięki któremu będzie można obsługiwać gości, dokonywać zamówień dostaw, analizować stan finansowy lokalu, kontrolować wiele istotnych zagadnień związanych z zarządzaniem restauracją. POS to właśnie również cały wachlarz urządzeń, spełniających przeróżne funkcje, połączone jednym systemem operacyjnym, pozwalającym na przesyłanie między sobą danych. O jakich urządzeniach mowa? Elementami POS mogą być smartfony, tablety, kasy i drukarki fiskalne, terminale płatnicze, wagi elektroniczne i wiele, wiele innych. Wszystko w zależności od Waszych potrzeb.

Kosztowna niezbędność

Uświadomienie sobie zalet systemów POS to dopiero pierwszy krok. Gdy już go zrobicie i podejmiecie decyzję "Tak, potrzebuję tego w moim lokalu!", kolejna wątpliwość, jaka zrodzi się w waszych głowach, to ile pieniędzy będziecie musieli przeznaczyć na wyposażenie restauracji w to niezbędne rozwiązanie technologiczne. Ceny oczywiście różnią się w zależności od firm, jednakże co się na nie składa?

Po pierwsze sprzęt. Kluczowym elementem, będącym pewnego rodzaju spoiwem, jest dotykowy terminal płatniczy, a wraz z nim na podium stoją kasa fiskalna oraz terminal do przyjmowania płatności. Jest to trójca, bez której nie można sobie wyobrazić prawidłowej i sprawnej obsługi restauracyjnych gości. Do tego dochodzą oczywiście elementy, o których napisałam wyżej, ale ich wybór i zakup zależy od zapotrzebowania, wielkości oraz typu lokalu. W zależności od tego, ile urządzeń będzie wchodziło w skład kompatybilnego systemu POS, koszt wyposażenia restauracji może się różnić. Mimo tego warto zarezerwować kilka tysięcy złotych, aby zakupiony sprzęt był dobrej jakości, intuicyjny, wytrzymały, przystosowany do warunków gastronomicznych. Jeśli spełni wszelkie kryteria jakościowe, to z pewnością posłuży długie lata.

Po drugie oprogramowanie, które jest swoistą kwintesencją całego systemu POS. Pierwsza rzecz, na którą trzeba zwrócić uwagę przy zakupie oprogramowania, to jaką subskrypcję i abonament zapewniają twórcy. W dużej mierze zależy on oczywiście od możliwości, jakie dana wersja systemu oferuje usługi. Cena będzie zależeć zarówno od tego, z jakich funkcji restaurator będzie mógł korzystać, jak i od długości abonamentu - czy przewidziany jest on na trzy miesiące, pół roku, rok, a może wieczyste użytkowanie. Opłaty comiesięczne mogą więc wynosić zarówno kilkadziesiąt, jak i kilkaset złotych.

Ruch na sali, spokój w pracy

Wiemy już, dla kogo i za ile. Pozostała kwestia najbardziej praktyczna - w czym dokładnie POS może pomóc? Otóż w bardzo wielu aspektach działalności lokalu gastronomicznego.

Najbardziej podstawowa funkcja - obsługa gości. Wielu gości ma w głowie obraz stereotypowego kelnera, który podchodzi do stolika z notesem i długopisem w rękach, aby szybko (i często niewyraźnie, choć to oczywiście zależy od charakteru pisma) spisać zamówienie swoich gości, a następnie ową karteczkę przekazać do kuchni. Jest to sposób często funkcjonujący w lokalach, szczególnie tych mniejszych, jednakże coraz popularniejszym widokiem jest kelner podchodzący do stolika z tabletem czy smartfonem wyposażonym w mobilną aplikację systemu POS - bezproblemowo zaznacza on w urządzeniu zamówienia gości, także z możliwością wprowadzenia uwag do konkretnych dań, a te automatycznie wędrują do kuchni, gdzie kucharze na swoich tabletach odczytują złożone zamówienie i dodatkowe dyspozycje, po czym mogą sprawnie przejść do wykonywania swoich czynności. Poza tym poprzez zintegrowany system zamówienie to zapisuje się w głównym terminalu dotykowym, co ułatwia późniejsze przejście do płatności.

Rozliczenie gości to swoiste następstwo przyjętego zamówienia. Podstawowe pytanie "Kartą czy gotówką?" jest wstępem do tego ostatniego etapu wizyty gościa w naszej restauracji. Za pośrednictwem dotykowego terminalu bez problemów kelner jest w stanie rozliczyć gościa, nie myląc się tym samym w nabijaniu na paragon kolejnych zamówionych potraw. System pamięta wszystko, także ewentualne drobne zmiany w daniach, o które poprosili goście. Korzystanie z tego sposobu rozliczania gości w dużej mierze usuwa ewentualny błąd ludzki polegający na zapomnieniu o jakiejś pozycji z zamówienia i niewątpliwie zmniejsza straty lokalu. A co, jeśli goście chcą podzielić zamówienie na oddzielne rachunki? Żadne problem! System POS ma możliwość rozliczenia osobno konkretnych pozycji z zamówienia. Co ważne w przypadku posiadania większego zespołu kelnerów - każdy z nich, by rozliczyć swoich gości, loguje się na osobiste profile w systemie, z którymi zintegrowane są ich tablety i smartfony, dzięki czemu wszyscy mają pewność, że każdy stolik ureguluje swoje zamówienie, a nie sąsiada, który zamówił podobne dania.

Zaufanie zaufaniem, ale kontrola musi być. Dlatego też właściciel bądź inna osoba decyzyjna w dowolnym miejscu i na dowolnym sprzęcie ma możliwość nadzorowania i kontrolowania wszystkiego, co pracownicy robią za pośrednictwem systemu w restauracji. Począwszy od zamówień, które zapisują się w chmurze, poprzez ich zgodność z rozliczeniem, aż po zasoby magazynowe. Wszystkie najważniejsze aspekty działalności restauracji może nadzorować bez konieczności nieustannego przebywania w lokalu.

Żyjemy w czasach, gdy bardzo rozwinęła się sprzedaż online. Nad tym również panować można za pośrednictwem POS. Samo przyjęcie zamówienia złożonego poprzez stronę internetową, aplikację czy telefon będzie widoczne w systemie, dzięki czemu jego wykonanie, dostarczenie i rozliczenie przebiega bardzo sprawnie. Dodatkowo dostawca również może być wyposażony w przenośny terminal płatniczy zintegrowany z systemem POS wykorzystywanym w konkretnej restauracji.

POS - dobrze go mieć na pokładzie

Jak widzicie, możliwości POS daje bardzo dużo. Najważniejsze jednak, że jest to system bardzo elastyczny, który bez problemu można dostosować do potrzeb każdego rodzaju lokalu gastronomicznego. Nieważne, czy prowadzicie małą klimatyczną kawiarnię ukrytą w bramie kamienicy, czy też zarządzacie dużą restauracją o sali na dwieście osób - POS z pewnością usprawni, ułatwi i zabezpieczy Waszą pracę.

Dla niejednej osoby z pewnością największym problemem są kwestie finansowe w restauracji, wszelkiego rodzaju raporty, podliczenia, odliczenia, podatki etc. Dlatego warto zaufać oprogramowaniu, które również w tej dziedzinie może ułatwić życie. W jednym miejscu można znaleźć wszystkie raporty finansowe - również z poziomu dowolnego urządzenia i miejsca. Większa kontrola nad potrzebami magazynowymi i zakupami? To również zapewnia POS, co jest ważne szczególnie w obecnych czasach, kiedy to każda złotówka się liczy, a źle przewidziane zakupy mogą być niemałą stratą pieniędzy.

Oczywiście wymieniłam tylko kilka z funkcji i udogodnień, które zaoferować mogą systemy POS. Ich możliwości różnią się także w zależności od firmy, z której oprogramowanie pochodzi. Dlatego też, jeśli zdecydujecie się na posiadanie POS w swoich szeregach, koniecznie przeanalizujcie różne oferty - dzięki temu Wasz lokal z pewnością będzie działał jak dobrze naoliwiona maszyna.

Autor Taida Wróblewska